Etkin sonuçlar için doğru toplantı yönetimilut

0

Toplantılar bir kurumdaki en önemli iletişim araçlarından birisidir. Yönetim Kurulu toplantısı, koordinasyon toplantısı, performans toplantısı, proje toplantısı, departman toplantısı, müşteri toplantısı, denetim toplantısı, değerlendirme toplantısı… Kurumların ihtiyaçlarına göre onlarca, yüzlerce toplantı çeşidi sayılabilir.

Toplantılar ve etkin toplantı yönetimine ilişkin pek çok faydalı kaynak bulabilirsiniz. Meselenin bu tarafını söz konusu çalışmalara havale ederek, sıkça ihmal edilen ve toplam faydayı direkt etkileyen bazı hususlara değineceğim. Bu yazının konusu, alınan kararların kaydı ve takibiyle ilgili olacaktır.

Konuya geçmeden toplantılarla ilgili herkesin aşina olduğu birkaç cümleyi hatırlayalım:

“Zamanımın yüzde 80’i toplantılarla geçiyor.”

“Bir toplantıdan bir başka toplantıya koşturuyorum.”

“Toplanmaktan iş yapmaya vakit kalmıyor.”

İş hayatında çok çok önemli bir yer işgal eden, “toplantılar”ın verimsiz yönetilmesinin ve sonuçlanmasının ne kadar büyük bir kayıp olacağını tahmin etmek hiç zor değil.

Bir toplantının yapıldığını ve kararların alındığını varsayalım. Bundan sonra yaşanabilecek ana sorunlar aşağıdakiler olabilir.

1) Kararların Kayıt Altına Alınmaması: Bazı toplantılarda kimin not tutacağı belirlenmemiş olabilir. Genellikle rutin olmayan ve/veya tek seferlik toplantılarda ve küçük şirketlerde rastlanan bir durumdur. Toplantıda görüşülen konuların ve alınan kararların, toplantı biter bitmez unutulmaya başladığından emin olabilirsiniz. Bu yüzden belirli değilse, toplantı başında kimin not tutacağı belirlenmelidir.

2) Toplantı Kayıtlarının Muğlak İfadelerle Oluşturulması: Kararların kayıt altına alınmaması kadar, muğlak ifadelerle kaydedilmesi de sorundur. Kararların somut ifadelerle kayıt altına alınması gereklidir. Ne yapılacağı, kimin yapacağı, ne zaman yapılacağı net olmalıdır, herkes tarafından anlaşılmalıdır. Bir örnekle izah edelim.

Muğlak bir not:“Satışların artırılması için promosyon yapılmasına karar verilmiştir. Sorumlu: Satış ekibi. Hedef Tarih: Nisan 2012”

Olması gereken not: “Klima satışlarının önceki yıla göre %10 düştüğü ifade edildi. Mart ayında tüm bayilere dönük hediye promosyonu yapılacaktır. Nisan 2012 sonuna kadar satışların önceki yıl seviyesine ulaştırılması sağlanacaktır. Sorumlu: Ahmet Yılmaz, Satış Müdürü. Tamamlanma tarihi: 30.04.2012”

3) Alınan Kararların Takip Edilmemesi: İş yoğunluğu, toplantıların çokluğu, yeni gündemler vs. nedenlerle alınan kararlar uygulanmayabilir ve bu durumu hiç kimse fark etmeyebilir. Bu yüzden alınan kararların periyodik olarak aksiyonerlere hatırlatılması, her toplantının ilk gündem maddesinin, “Bir önceki toplantı notunun gözden geçirilmesi” olması ve mümkünse kurumda bir kişinin, örneğin genel müdür sekreterinin, aksiyonerlerle iletişim kurup, kararların tamamlanma durumu ve oranı gibi değerlendirmeler yapıp ilgililerle paylaşması, kararların uygulanmasında ciddi katkı sağlayacaktır.

Toplantılar iş hayatının ayrılmaz bir parçası olmaya devam edecektir ve kurumlar için görünmez ve hesaplanmayan bir maliyet unsurudur. Sıkça gerçekleştiği için ve bazı toplantıların katılımcıları arasında üst düzey yöneticiler de yer aldığı için bu maliyet çok yüksektir. O halde bu sürecin etkin tamamlanması ve takip edilmesi tüm kurumlar için öncelikli bir konu olacaktır.

Yazar Hakkında
Muhammed Satılmış, Yıldız Holding’de İş Geliştirme Koordinatörü olarak görev yapmaktadır.

Yazar: Muhammed Satılmış
Kaynak: http://www.makalemarketi.com

Paylas

Konuya Yorum Ekleyin