Tedarikçi Seçiminde Nelere Dikkat Edilmeli?

0

Tedarikçi Seçiminde Nelere Dikkat Edilmeli? (Makale Yazarı : Atilla FİLİZ)

Teknolojilerindeki hızlı değişim ve gelişim, işletmelerin daha büyük belirsizliklerle karşılaşmalarına neden oluyor. Artan rekabet, sermayenin daha verimli kullanılmasını ve işletme faaliyetlerini kendilerinden daha kaliteli ve ucuz yapan tedarikçilere devretmelerini zorunlu hale getiriyor.

Günümüzün ihtiyacı olan entelektüel sermayeyi, daha etkin bir biçimde planlama, geliştirme ve işletme konusunda, yönetim bilgisi ve teknik uzmanlığa sahip profesyonellerin istihdamı ve kadroda tutulması güçleşmiştir. Çeşitliliğin artması, uygun olabilecek teknolojinin seçimini, ve satın alınması kararını zorlaştırmaktadır. Bunun stratejik önemini kavrayan birçok üst düzey yönetici, bu alandaki riskleri ve sorumluluklarını yeniden gözden geçiriyor ve birçok işletme rekabet üstünlüğünü geliştirmede kendi öz yeteneklerine odaklanmayı planlıyorlar. Bazı alanlardaki faaliyetlerini küçültüyor ve tedarikçilere devretme, yani dış kaynaklardan yararlanma uygulamasına gidiyorlar. İşletmenin yeteneklerine yoğunlaştığı ölçüde küçülmeye gitmesi, pazar payı ya da hedef olarak küçülmeyi değil fiziki anlamda küçülmeyi gerektirmektedir. Yeteri kadar yetenek sahibi olunmayan departmanlar sonlandırılarak bu departmanların yaptığı görevler outsourcing (dış kaynaklardan yararlanma) yoluyla ilgili konuda uzmanlaşmış firmalara yaptırtılmaktadır.

Dış kaynak kullanımı ya da global kaynak kullanımının en önemli nedeni, küçük firmaların öncelikli ve destek aktiviteleri yerine getirirken rekabet üstünlüğünü sağlayacak kaynak ve kapasiteye sahip olmasıdır.

Bir kuruluş, bir kuruluşun müşterisi bir başka kuruluşun da tedarikçisi olabildiğine göre tedarikçi ilişkileri ve müşteri ilişkileri yönetimi gündeme gelmektedir. Tedarikçileri ve müşterileri paydaş/partner olarak adlandırmak onları bir anlamda “ortak” gibi görmek arzusundan kaynaklanıyor.

Tedarik işlevinin gerektirdiği faaliyetlere bakıldığında; kalite güvenliği, depolama ve depoda yerleştirme, gözetim ve kabul, işletme içine taşıma, görüşmeler, arz kaynağı bulma, ihtiyaçları planlama faaliyetlerini içerdiği görülür. Sorumluluklar ise; arz kaynağının sınırlarını belirleme, bir araya toplama ve sürekli kılma. Yeni arz kaynakları için yol gösterici araştırmalar yapma ve arz kaynakları ile koordinasyonu sağlama şeklindedir. Buradan tedarik işlevinin temel amacının; en düşük toplam maliyetle uygun satın almayı sağlayarak imalatı ya da tekrar satış örgütlerini desteklemek olduğunu söyleyebiliriz.


Tedarikçi Seçimi
Tedarikçi/yan sanayi partneri seçimi üç aşamalı bir süreçtir. Bu süreç alıcı firmanın ihtiyaçlarını saptayıp, spesifikasyonlarını belirlemesi ile başlar, firma seçimi ile devam eder ve sözleşme yönetimi aşaması ile son bulur.

Tedarikçi seçimi çok sayıda faktörlerden etkilenir. Performans/fiyat oranı , kalite, güvenilirlik, zamanında teslim ya da servis bunların başta gelenleridir. Bu faktörlerin her birinin alıcı firmanın iş öncelikleri ve staratejileri açısından farklı önem dereceleri vardır.
Tedarikçi seçimi gündeminize geldiğinde önce kendinize şu soruları sorunuz:

  • Tedarikçilerle ilişkilerimi nasıl düzenlemeliyim ?
  • Tedarikçimi nasıl değerlendirmeliyim ?
  • Tedarikçi seçim kriterleri nelerdir ?
  • Tedarikçi performans değerlendirme kriterleri nelerdir ?
  • Tedarikçimi kalite, maliyet, esneklik ve hız olarak istediğim seviyeye nasıl getirebilirim
  • Hangi alanlarda hangi sürelerle işbirliği yapmalıyız ?
  • Tedarikçi motivasyonunu artırmak için neler yapmalıyım?

Ödüllendirme türleri nelerdir ?

Tedarikçi Seçiminde Başarılı İlkeler
1.Tedarikçi/partner seçiminde stratejik düşünmek
En iyi tedarikçi müşterisinin gereksinimlerini karşılayan- veya aşan- mal ve hizmetleri sunanlardır.
Örneğin firma müşterilerine hızlı servis sunmak istiyorsa, çalışacağı partnerinin de önceliği teslim sure ve tarihlerine vermesi gerekir.

2.Tedarikçi sayısı
Gerçekte çalışacağınız tedarikçi sayısı ihtiyacınız incelemeye değer bir konudur. Çok sayıdaki tedarikçi grubu yerine dikkatle seçilmiş az sayıdaki firmayla çalışmak çok daha avantajlı olabilir. Bu sayede;

  • Tedarikçinizin kontrolü daha kolay olabilir,
  • Şirketiniz onlara daha önemli görünür.
  • Size ekstra rekabet avantajı getirecek tedarikler yapma olasılığı yükselir.


Tek Tedarikçi ile Çalışma Gerekçeleri:

  • Yüksek hacim sayesinde maliyet düşürme,
  • Kalite gerekçeleri nedeniyle,
  • Alıcının tedarikçi üzerinde daha kuvvetli hale gelmesi,
  • Satınalma sipariş maliyetlerinin azalması,
  • JIT (Tam Zamanında) kullanma zorunluluğu,
  • Ulaştırma maliyetlerinin azaltılması,
  • Özel üretim gerekmesi ve
  • Envanter azaltılması ihtiyacı

Bu çalışma şeklinde tedarikçi kendini firmaya daha çok adayacak ve özdeşleştirecek, kader birliği ve risk paylaşımı doğacaktır.


Çok Tedarikçi ile Çalışma
Çok tedarikçi ile çalışmanın basit bir mantığı vardır. Emniyetli olmak ve rekabet avantajı.
Çünkü tedarikçinizde herhangi bir sorun olduğunda derhal diğer tedarikçiniz devreye alınır ve fazla zarar görmeden tehlike atlatılabilir. İkinci nedeni de tedarikçilerinizin fazla oluşu ve onların kendi arasındaki rekabet nedeniyle size fiyat avantajı sağlamasıdır. Genel kanı, çoğu zaman tek bir tedarikçi ile çalışmanın riskli olduğu yönündedir. Bu hem fiyat açısından pazarlık gücünüzün zayıflaması nedeniyle böyledir, hem de o tek firmanın sevkiyat sıkıntıları yaşaması halinde içine düşeceğiniz çaresizlik nedeniyledir.

Tedarikçi Seçiminde farklı görüşler
Tedarikçi seçim stratejisinde, faaliyetlerin tek bir tedarikçiyle mi, yoksa birkaç tedarikçiyle mi yapılacağı konusunda Doğu ile Batı farklı düşünmektedirler.

Porter, yüksek performans ve kalitenin elde edilmesi ve düşük maliyet güvencesinin sağlanması için birkaç tedarikçiyle çalışılmasını önermektedir. Aynı zamanda, bu durumun işletmenin sözleşme yaparken pazarlık gücünü artıracağını da belirtmektedir.

Deming ise, tek bir tedarikçiyle uzun dönemli bir ilişkiye girmenin kaliteyi geliştirme ve maliyetleri azaltma açısından daha etkili olacağını savunmaktadır.

Deming, zayıf tedarikçi performansının zayıf iletişim ve koordinasyon eksikliğinden kaynaklandığını belirtiyor ve zayıflığın tedarikçiden değil sistemden kaynaklandığını ileri sürüyor. Tek bir tedarikçiyle dış kaynaktan yararlanma stratejisi, tedarikçiyle güçlü ilişki geliştirilmesini sağlar. Tek bir tedarikçi stratejisi, pazarlık ve performans açısından olumsuz olmasına rağmen, bazı durumlarda etkili olabileceğini ve birkaç tedarikçiyle faaliyetlerin koordinasyon ve denetiminin daha maliyetli olacağını belirtiyor.

Tedarikçi seçiminde, uygun tedarikçi seçimi yapılamaması dış kaynak uygulamasında önemli riskleri de beraberinde getirmektedir. Bir diğer ifadeyle, tedarikçi seçimi, dış kaynaktan yararlanma alış verişinin başarılı uygulanabilmesi açısından en önemli temel bileşendir.


Tedarikçide Neler Aranmalı ?
Tedarikçi seçiminde dikkat edilmesi gereken önemli kriterler şöyledir:

1. Güvenilirlik: Tedarikçinize güvenmelisiniz. Tedarikçiniz işlerinizin durmasına neden olursa bu sizin müşterilerinizin de işinin durması demektir.
2.Süreç yeteneği: Tedarikçinizin üretim süreci parçaların arzu edilen kalite düzeyini sağlamak için yeterli midir? Yetersiz süreçler kalite maliyet ve teslim konularında sıkıntılar yaratacaktır.
3.Kalite yönetim düzeyi: Tedarikçi/Partner firmanın kontrol prosedürleri kaliteyi kararlı kılabilmelidir. Müşterileriniz kötü kalitenin faturasını size çıkaracaktır, tedarikçinize değil.
4.Üretim esnekliği ve teknik yeterlilik: Esneklik, tedarikçinin tasarım şartları, teslimat tarihleri ve teslim miktarındaki değişikliklere uyum sağlayabilme becerisi açısından değerlendirilir. Tedarikçinizin üretim planlama sistemi zamanında ve istenilen kalitede teslim yapmaya , daha da önemlisi değişik talepleri yerine getirmeye uyum sağlamaya yeterli midir? İş hayatının dinamik olması çok esnek olma zorunluğunu getirmektedir. Ani değişiklikler maliyet sıkıntıları yaratmamalı, yeni teslim tarihleri tutturulabilmelidir. Teknik yeterlilik ise, iş süreçlerindeki ve tasarımlardaki iyileştirmeler açısından dikkate alınır
5.Performans/ fiyat oranı: Fiyatlar önemlidir ancak tek başına değil. Ürün ya da hizmetin sadece fiyatına değil faydasına da bakılmalıdır. En düşük fiyat her zaman sahip olacağınız en ucuz mal anlamına gelmez. Üstelik düşük fiyat düşük kalitenin ve kötü hizmetin habercisi de olabilir.
6.Açık iletişim : Her firma tedarikçisinin teslim zamanlarına titizlikle uyulmasını ister. Ancak bunun yapılamayacağı durumlarda haberi dürüstce önceden vermek zorunludur
7.Finansal güç: Tedarikçinin finansal durumunun işletmeye uygunluğu önemli bir faktördür. Tedarikçinin mali durumunun sağlam, verdiği fiyatların alıcı ve kendisi yönünden makul ve tutarlı olması gerekir. Finansal durumu zayıf olan tedarikçiler beklenen performansı karşılayamazlar.
8.Partnerlik yaklaşımı: Güçlü bir ilişki iki tarafın da yararına olanıdır. Bunun tersi olan ilişkilerin uzun vadede devam etmesi olanaksızdır.
9.Tedarikçinin tecrübesi ve sertifikaları: İstenilen hizmet performansını sağlayabilmek için deneyim önemlidir. Tedarikçi veya personelinin bu hizmeti sağlayabilecek düzeyde deneyimli olması gerekir. Bunu öğrenmenin yolu, bütün finalist tedarikçilerin işyerlerinin ziyaret edilmesi ve tedarikçilerin referans listesinde olmayan diğer işletmelerle de görüşülerek bilgi toplanmasıdır. Çünkü, bu işletmeler tedarikçi hakkında muhtemelen daha objektif bilgi vereceklerdir.
Aday tedarikçilerin endüstrinin kabul ettiği standartta sertifikalarının (ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, CE işareti, TSE, TS 16949 vb. gibi) olup olmadığı da tedarikçinin değerlendirilmesinde kullanılabilecek bir kriterdir.
10. Fiyat düzeyi: Fiyat önemli bir rekabet parametresidir bu nedenle önemlidir. Ancak işletme temel hizmetler için tedarikçilerin teklif ettiği fiyatları karşılaştırmada dikkatli olmalıdır. Tedarikçi vereceği hizmetlerle ilgili sınıflandırmaya gitmeli, fiyat indirimlerini belirtmelidir. Tedarikçilerin fiyat kıyaslamaları aynı koşullarda yapılmalıdır. Bu konuda diğer işletmelerin aynı hizmetler için ne ödediği ile ilgili bilgiler de işe yarar.
11. Tedarikçinin çalışma tarzı ve kültürü: Başarılı bir ilişki için, hem işletmenin hem de tedarikçinin kültürü ve çalışma tarzı birbiriyle uyumlu olmalıdır. Bu da tedarikçinin işyeri ziyaret edilerek, personeliyle konuşarak, tüm aday tedarikçilere geniş zaman ayırarak yapılmalıdır. Kapasitenin etkin olarak kullanılabilmesi, işletme kültürü ve amacıyla tedarikçinin kültürü ve amacının uyumlu olmasını zorunlu kılar.
12. Tedarikçinin özgün teknik bilgi ve yetenekleri: Bazı tedarikçiler diğer tedarikçilerden farklı olarak yüksek eğitim seviyesi, patent vb. gibi bazı alanlarda uzmanlıklar almış olabilirlar. Tedarikçinin sahip olduğu uzmanlık ile işletme ihtiyaçlarının uygunluğuna bakılmalıdır.

Ishikawa’nın öngörüleri:

  • Tedarikçi, işletmenin yönetim ilkelerini bilmeli ve sürekli aktif bağlantı içinde olmalıdır.
  • Tedarikçinin diğer işletmelerce de saygınlığı olan, tutarlı bir yönetim sistemi olmalıdır.
  • Tedarikçi teknik standartları yüksek ve teknolojik gelişmelere yatkın olmalıdır.
  • Tedarikçi istenilen ekipmanları temin edebilmeli ve ürünleri alıcının kalite özelliklerine uygun olmalıdır.
  • Tedarikçi üretim miktarını kontrol edebilmeli ya da gerekli üretimi karşılayacak şekilde yatırım imkanı olmalıdır.
  • Tedarikçinin toplu çıkarlara aykırı davranmayacağına güvenilmelidir. İşletme sırlarını kötüye kullanmayacağı kesin olmalıdır.
  • Fiyatı uygun olmalı , sözleşme şartları ve taahhütlerine kesinlikle uymalıdır. Ayrıca, haberleşme açısından tedarikçiye kolayca ulaşılabilmelidir.


Tedarikçi Geliştirme
Tedarikçi değiştirme veya işletme içi üretim seçeneklerinin yanında bir başka seçenek de tedarikçinin güçlendirilmesi ve istenen düzeye çıkartılmasıdır. İşletme için doğru tedarikçileri bulmak, tedarikçi değerlendirme ve iş geliştirme prosedürleri inşa etmek, sağlıklı tedarikçi ilişkileri geliştirmek ve uzun dönemli bir çalışma sisteminin oturtulması için neler yapılması gerektiği konusu, şirketlerin gündeminde önemli bir yer tutmaktadır. Tedarikçiyi geliştirmek demek, onu güçlendirmek demektir.


Tedarikçinin Güçlendirilmesi
1.Tedarikçiye Saygı:

Tedarikçi ile iletişimi artırmak onlara değer verdiğini göstermek, tedarikçi personelinin aradığında ona zaman ayırabilmek, iletişimin sağlanması, telefonlarına ve e-postalarına zamanında cevap vermek tedarikçinize şu mesajı verir: “Tedarikçimize ilgisiz değiliz”.
İşletme ölçeği, çalışan sayısı, ciro vb. farklı olabilir ancak bu durum tedarikçiyi küçük görmeyi asla haklı gösteremez.

2. Tedarikçiyle Doğru İletişim

Karşılıklı beklentilere ve taahhütlere duyarlı ve detaylara hakim olma, toplantıların sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılması, tedarikçiyi değerlendirme kriterleri hakkında bilgilendirmek ve performansının yükseltilmesi konusunda yönlendirici olmak.

3-Saha Ziyaretleri

Tedarikçilere daha sık ziyaret yaparken tedarikçi takımlarının da işletmeye daveti, sorunlar ve başarı örnekleri üzerinde karşılıklı görüş alışverişi güven ve samimiyeti artırmaya yardımcı olur. İş ile ilgili bölümlerin bir araya gelmesi, sorunlar üzerinde iletişim sağlanması, üretimcilerin üretimcilerle, kalitecilerin kalitecilerle buluşturulması ve çözüm için işbirliği çalışmalarına hız verilmesi şu mesajı içerir : “Senin yanındayım, sana destek için varım.” Stratejik ortaklığı vurgulamalı, sorunlara birlikte çözüm arama konusunda açık, içten ve inandırıcı olmalıdır.

4.“Başaranlardan Örnekler” toplantıları:

Üretim operasyonlarının iyileştirimesi ve hata oranlarının azaltılmasına yönelik olarak grup şirketleri veya tedarikçiler arasından başarı uygulamalarını anlatan sunumlar için toplantılar düzenlemeli. Tedarikçileri kendi süreçlerinde yaptıkları hataları ana sanayi ile paylaşabilecekleri ve danışmanlık alabilecekleri güven ortamı sağlamalıdır. Başarı örneklerinin paylaşılması şu mesajı verir: “Sizden uçuk şeyler beklemiyoruz, başaranlardan örnekler var”.

Tedarikçi Geliştirmeye Engeller:

İletişimsizlik, satınalan firmanın veya tedarikçinin rahatlığı, kendini zorlamaması konuya önem vermeme, karşılıklı güven eksikliği, bilgi paylaşmama, “tedarikçiyi suçla” kültürü, güç dengesizliği gibi sebepler tedarikçinin gelişmesini engeller
Sonuç olarak, yanlış tedarikçi seçimi önemli finansal ve operasyonel kayıplara neden olur. Seçim sürecini kolaylaştırmak için tedarikçi değerlendirilmesinde temel kriterler listesi hazırlanmalıdır. Tedarikçilerde aranan özelliklerin bulunması, ihtiyaçları karşılama düzeyi, işletme ihtiyaçlarını anlama ve sundukları çözümlerin sorunları giderebilecek nitelikte olması amaçlanmalıdır.

 

Paylas

Konuya Yorum Ekleyin